【青色申告】領収書の保存期間は7年！電子帳簿保存法の義務と次年度の節税準備｜完結編

「やっと確定申告書を提出できた……！」

長い計算と入力作業、本当にお疲れ様でした。税務署への送信ボタンを押した瞬間、何とも言えない達成感がありますよね？

しかし、ちょっと待ってください！
手元にある領収書の山や、PC内の請求書データを「終わったから」といって整理せずに放置したり、最悪の場合ゴミ箱へ捨てようとしていませんか？

実は、確定申告は「提出」がゴールではありません。「保存」までが義務なのです。

特に近年、個人事業主を悩ませているのが「電子帳簿保存法（電帳法）」。ネットで買った備品の領収書や、メールで受け取った請求書の保存方法には、非常に細かい「法的ルール」が存在することをご存知でしょうか？これを知らずに自己流で保存していると、税務調査で経費を否認されたり、青色申告特別控除が受けられなくなるリスクがあります。

本記事は、青色申告完全攻略シリーズの最終章STEP.6となります。

このSTEP.6を読み終えれば、税務署におびえることなく、自信を持って今年度の業務をクローズできます。そして、明日からの経理作業が劇的にラクになる「仕組み」を手に入れましょう。

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まず、大前提となるルールを頭に入れておきましょう。青色申告を行った個人事業主には、帳簿や領収書などの書類を一定期間保存する義務があります。

税務調査は、ある日突然やってきます。「昔のことだから捨てました」は通用しません。

何をいつまで保存すべき？保存期間一覧表

保存期間は、確定申告の提出期限の翌日から数え始めます。基本的には「7年間」と覚えておけば間違いありません。

書類の種類	具体例	保存期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、固定資産台帳など	7年
決算関係書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
現金預金取引等の関係書類	領収書、預金通帳、小切手控、借用証など	7年 （※前々年の所得が300万円以下の場合は5年）
その他の証憑書類	請求書、見積書、納品書、注文書、契約書など	5年

【保存｜最適化】確定申告の書類は、実物の資料で保管するのはかなり大変です。また、法改正により電子データで受け取った請求書、領収書などは基本電子データのままで保存が必要となります。なおクラウド上（会計ソフト）に切り替えるだけで効率は格段に変わります。

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ここが今回のメインテーマです。個人事業主が絶対に守らなければならない「電子帳簿保存法」のポイントを解説します。

電子取引データは「紙保存NG」！データ保存が義務

電子取引データ保存は2024年1月から原則義務化されました（一定の事情がある場合は猶予措置あり）。
以前は、メールで届いたAmazonの領収書などを「印刷して紙で保存」することが認められていましたが、現在は電子データで受け取った領収書・請求書は、データのまま保存することが原則義務となっています。

※クレジットカードの「利用明細」はあくまで支払いの案内であり、正規の領収書（インボイス）の代わりにはならない場合が多いため、購入先から発行された領収書データを保存するのが基本です。

保存時に満たすべき「検索要件」とは？

ただPCのフォルダに入れておけば良いわけではありません。税務調査が入った際に、スムーズに提示できるよう「検索機能」を持たせる必要があります。

具体的には以下の3項目で検索できる必要があります。

これをすべての経費について手動で行うのは、正直現実的ではありません。

では、具体的にどのように保存すれば、手間なく法令を遵守できるのでしょうか。アナログとデジタルの正しい使い分けを紹介します。

【紙の領収書】無理にスキャンせず紙のまま保存

お店で受け取った紙のレシートは、紙のまま保存してOKです。
「スキャナ保存制度」を利用してデータ化し、紙を捨てることも可能ですが、要件が細かいため無理に導入する必要はありません。

おすすめは「月ごとの封筒」や「ドキュメントファイル」に入れる方法です。

【電子データ】会計ソフトに「丸投げ」が正解

前述した「ファイル名のリネーム」や「事務処理規程の作成」を自力でやるのは大変です。
最も確実で楽な方法は、「クラウド会計ソフトの電子保存機能」を使うことです。

freeeやマネーフォワードなどの主要ソフトには、「電子帳簿保存法対応」の機能（ファイルボックス等）が標準搭載されています。

これにより、リネーム作業から解放され、PCが壊れてデータが消えるリスクもなくなります。

STEP.1からSTEP.6まで、青色申告の一連の流れを見てきました。今年の確定申告で「大変だった…」と感じた部分はどこでしたか？

その苦労は、今のうちに仕組みを変えることで、来年は劇的に解消できます。

1. 事業用とプライベートを完全分離する

もし今年、個人の通帳や財布から経費を払って計算がややこしくなったなら、来年に向けて「事業用口座・事業用カード」を徹底しましょう。
これを会計ソフトに連携させるだけで、経理作業の8割は自動化されます。

2. 領収書は「溜めずに撮る」

「1年分まとめて入力」はミスの元です。
「レシートをもらったらスマホアプリで撮影」というマイクロ習慣をつけるだけで、来年の2月は確定申告作業がほぼゼロになります。

電子帳簿保存法は、個人の力だけで管理しようとすると非常にコストパフォーマンスが悪いです。法改正にも自動で対応してくれる会計ソフトを活用することが、事業を守る最大の防衛策です。

おすすめのクラウド会計ソフト比較

まだExcelで管理している方や、使いにくいソフトを使っている方は、年度の切り替わりである「今」が乗り換えのベストタイミングです。

ソフト名	こんな人におすすめ	特徴・強み
freee会計	スマホで完結させたい 初心者・個人事業主	レシート撮影機能が優秀。 簿記知識がなくても直感的に使える。
マネーフォワード	口座・カード連携重視 効率化を極めたい人	連携可能金融機関が最多。 電帳法対応の保存容量が無制限。
やよいの青色申告	コストを抑えたい 従来のソフトに慣れている人	初年度無料キャンペーンが強力。 老舗の安心感とサポート力。

おすすめ1位：マネーフォワード クラウド確定申告

【電子データ保存の「クラウドBox」が優秀】

Amazonや楽天の領収書PDFをドラッグ＆ドロップするだけで、法対応した形式で保存できる「クラウドBox」機能が使えます。将来的に法人化を考えている方にもおすすめの拡張性があります。

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おすすめ２位：freee会計（フリー）

【スマホアプリで電帳法も楽々クリア】

スマホでレシートをパシャっと撮るだけ。これだけで「日付・金額」がデータ化され、電子帳簿保存法の要件も自動で満たしてくれます。難しいことは全部アプリにお任せしたい方に最適です。

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STEP.1からSTEP.6まで、青色申告の全行程を解説してきました。
最後に、今回の重要ポイントをチェックリストで確認しましょう。

このサイクルを一度回せれば、あなたはもう立派な経営者です。
「書類は7年保存」「電子データはクラウドへ」。この2点を守り、安心して次の事業年度のスタートを切ってください。あなたのビジネスが、来年もさらなる飛躍を遂げることを応援しています！

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